5 conseils pour mieux préparer une réunion de travail

Le secret d’une réunion réussie se trouve la plupart du temps dans sa préparation. Mieux elle sera préparée, et plus elle sera productif. Pour éviter l’insatisfaction après une réunion, il vaut mieux bien l’organiser. Comment s’y prendre ? Vous trouverez des réponses dans cet article.

1. Définir clairement les objectifs de la réunion

Quel est le but de la réunion et quel résultat voulez-vous avoir à la fin de la réunion ? C’est à partir de cette question, que vous pourriez définir l’ordre du jour, le plan de la réunion ainsi que les autres détails. A partir de ces détails, vous pourrez aussi déterminer la durée de la réunion.

2. Bien choisir les participants

Chaque participant doit permettre à la réunion d’atteindre ses objectifs. Il est important de donner l’occasion à chacun de pouvoir intervenir pour donner son avis. Pour une réunion efficace, il est conseillé d’avoir au plus dix personnes. Au-delà, il est possible que certains ne puissent s’exprimer faute de temps.

3. Opter pour un lieu et un horaire adaptés à tous

Le choix du lieu de la réunion est important. Pour mieux s’installer et travailler confortablement, la structure choisie doit être adaptée au nombre de participants. Une réunion d’équipe efficace nécessite que chacun puisse trouver sa place. Les équipements indispensables au bon déroulement de la réunion doivent aussi être disponibles et opérationnels : vidéoprojecteur, connexion internet, micro…

Le choix de la date et de l’heure de la réunion doivent également prendre en compte la disponibilité des participants. Il est conseillé de choisir une heure où les participants sont fatigués donc moins
productifs.

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4. Communiquer l’agenda de la réunion

Quelques jours avant la date fixée, une confirmation officielle doit être envoyée à tous les participants pour se rassurer de leurs présences effectives. Elle doit être accompagnée d’un rappel de l’ordre du jour et des points qui seront abordés. Cet ordre du jour va permettre à tous de connaître le plan de la réunion.

5. Définir les responsabilités

Pour être efficace, chaque intervenant doit connaître le rôle qu’il sera amené à jouer durant la réunion. En cas de prise de décision, il faudra que chacun dispose des documents nécessaires et que le décideur puisse recueillir les informations dont il a besoin.

Roby