Comment organiser une conférence virtuelle pour votre entreprise?

De nombreuses entreprises se tournent vers les conférences virtuelles comme moyen de rassembler leurs effectifs ou communautés à cause de la crise actuelle. Organiser des conférences en ligne devient de plus en plus facile grâce au développement de nouveaux outils accessibles à tous. Toutefois, il convient de les préparer tout autant que n’importe quel événement. Ceci permet, sans aucun de doute de maximiser vos chances d’atteindre les objectifs poursuivis. Voici 4 conseils assez simples pour vous lancer dans l’organisation d’une conférence en ligne.

1. Remplir les conditions de base

La maitrise de certains outils est indispensable pour organiser une conférence en ligne. Tout commence déjà par le choix de la plateforme de visioconférence. Pour cela, il est nécessaire de se demander les fonctionnalités dont vous aurez besoin en fonction du format de votre conférence, de la durée du nombre de participants et d’intervenants etc. Zoom, YouTube, Google Meets, Skype… les solutions ne manquent pas. Certains utilisent même WhatsApp ou Facebook Messenger. La qualité de votre connexion internet est également à étudier. Assurez-vous qu’elle tient la route !

2. Gérer les inscriptions en ligne

Il faut prévoir l’utilisation d’un système de réservation. Ceci a plusieurs avantages. D’abord, des données importantes, comme le nombre des participants et les profils (noms, prénoms, genres, fonctions, etc.) vous seront connues d’avance. Avec de telles informations, il est plus aisé, de prendre plusieurs dispositions pratiques pour une meilleure communication et pour le déroulement de la conférence. Par exemple l’évolution de l’effectif avant le jour J est un indicateur sur l’efficacité de la communication ou de la mobilisation que vous faites. Si le nombre est plutôt bas et peine à décoler, vous pourrez après analyse des informations prendre une décision idoine qui peut aller de l’accentuation de la communication au report par exemple. Aussi, maîtriser la configuration de l’auditoire vous permet de faire les derniers réglages sur les différentes présentations. En effet, en fonction du thème de la conférence ou réunion, le profil des participants peut être déterminant sur le fond ou la forme des présentations à faire.  La plateforme Weezevent propose des fonctionnalités très intuitives dans ce sens.

3. Indiquer la marche à suivre le jour J

Dirigez les participants à la conférence  en ligne en indiquant dans l’email de confirmation le lien pour y assister. Donnez-leur toutes les informations pratiques dont ils auront besoin.  Tous les participants ne sont pas de grands technophiles et c’est à vous de faire le maximum pour qu’ils soient tous présents le jour j. Pour y arriver, rappelez-leur toutes ces informations entre 24h et 1h avant le début de la conférence.

4. Chercher à avoir les retours

Une fois la conférence terminée, lancez une discussion et demandez aux participants un à un en privé ce qu’ils ont apprécié ou pas la conférence virtuelle. Comment ils ont trouvé les interventions, la gestion du temps … bref tout le programme. Une telle démarche a au moins un double bénéfice. D’une part elle vous permet de garder une relation avec les participants et de les fidéliser pour les prochaines occasions. D’autre part, elle vous permet de procéder aux améliorations nécessaires en terme d’organisation.

Après toutes ces astuces, vous êtes maintenant prêt à lancer la conférence en ligne de votre entreprise.

Cet article a aussi paru dans la version physique de votre magazine.