Le célèbre auteur, conférencier et pasteur américain John C. Maxwell déclare « La productivité de demain commence avec la préparation d’aujourd’hui. ». Structurer la journée de travail est une manière de gagner en temps, en efficacité et en disponibilité. Cette attitude est bénéfique pour le manager mais également pour ses collaborateurs. Découvrez quelques conseils pour organiser une journée de travail.
Planifier la veille
La première chose à faire pour bien organiser votre journée est tout simplement de planifier la veille. Pour se faire, vous devez mettre environ 5 à 10 minutes de côté à chaque fin de journée dans le but de planifier celle du lendemain. Certaines personnes planifient leur journée du lendemain avant de partir du bureau et d’autres, planifient leur journée avant de se coucher. Peu importe que ce soit à la fin de la journée de travail ou avant de se coucher, l’important est que vous commenciez chaque journée avec un plan clair en tête.
Le fait de planifier la veille vous permettra de commencer chacune de vos journées en sachant exactement ce que vous avez à faire, ce qui vous aidera à démarrer la journée en force et ne pas perdre de temps. La planification de la journée de travail doit faire partie de votre routine quotidienne.
Consulter son calendrier
Maintenant vient la consultation du calendrier pour voir les rendez-vous et les réunions prévues le jour suivant. Il faut donc identifier les rendez-vous prévus et voir si vous devez vous préparez spécialement pour l’une de ses réunions ou si vous avez des déplacements à effectuer pour vous rendre à ces rencontres et si vous avez du matériel spécifique à amener.
L’idée est simplement de prendre connaissance des rendez-vous et des réunions qui vous attendent pour le lendemain afin de vous préparer en conséquence, et parfois, d’annuler la réunion si elle n’a plus lieu d’être.
Déterminer les tâches du jour et l’ordre de priorité
Après avoir pris connaissance de votre horaire de la journée, vous devriez avoir une meilleure idée de la quantité de temps que vous aurez pour accomplir des tâches. Fouillez votre liste de tâches et identifiez les tâches que vous devez faire durant la journée, en fonction du temps que vous avez de disponible entre vos réunions.
Il est important de regrouper les tâches similaires et de définir les laps de temps pendant lesquels réaliser le même type de tâche.
Après cela, il importe de déterminer l’ordre de priorité. Une technique de priorisation populaire consiste à déterminer les 3 tâches les plus importantes de la journée et de commencer par celles-ci afin d’être certain d’avoir le temps de les compléter avant la fin de la journée.
Planifier les imprévus
Dans toute organisation personnelle, aussi méticuleuse soit-elle, l’imprévu (urgent ou non) peut surgir à tout moment et bousculer tout un planning. Il est donc essentiel de réserver dans votre agenda des plages horaires pendant lesquelles vous serez pleinement disponible pour vos collaborateurs qui en ont besoin pour bien gérer une urgence sans pour autant désorganiser totalement votre emploi du temps.
Gérer les interruptions et autres distractions.
Les notifications diverses (mails, messages, réseaux sociaux, etc.) sont autant de petits éléments perturbateurs qui nuisent à la productivité. Au cours de la journée, il est ainsi opportun de savoir mettre tous ces « sons » sur off afin de mieux se concentrer sur la tâche du moment.
Par ailleurs, lorsqu’une urgence surgit, il est primordial de savoir gérer ses émotions afin de ne pas se laisser submerger et perdre toutes ses capacités.
Conseil : se réserver des moments spécifiques dans la journée dédiée uniquement à la consultation et au traitement de ses mails, messages, etc.
Au-delà des bienfaits, organiser et suivre un emploi du temps demande une certaine rigueur, le temps d’adaptation, mais après cela le stress au travail disparaît pour laisser place à plus de contrôle sur les activités. L’organisation de votre journée permettra de réguler et de garder un œil sur ce que vous avez fait et ce qui reste à faire. Il faut impérativement faire preuve de rigueur dans la tenue de son agenda et le respect de son organisation.
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